"Industrialization of Rollouts"

Templates beschleunigen Systemeinführungen - wenn man es richtig macht

Schneller,

Wilfried Pfuhl,
Mitglied des Vorstands
der inconso AG

günstiger, flexibler, transparenter…! Der Druck auf die Logistikbetreiber ist immens. Geeignete IT-Lösungen und -Systeme können helfen, weitere Effizienzpotenziale zu erschließen. Aber: Neue Logistik-Software und insbesondere deren Einführung sind auch beachtliche Kostenfaktoren. Deutliche Vorteile bei Software-Einführungen an mehr als einem Logistikstandort erhoffen sich derzeit viele Firmen: Unter dem Schlagwort „Templates“ entwickeln sich neue Konzepte und Methoden zum effizienteren Rollout von Logistiklösungen.

Die Einführung unternehmensweit einheitlicher Logistiksysteme hat einen hohen Reiz. Gerade bei Handels- und Industriekonzernen oder Logistikdienstleistern mit mehreren, auch internationalen Standorten liegt der Gedanke nahe, durch eine weitgehende Vereinheitlichung der Systeme an Transparenz und Steuerungsmöglichkeiten zu gewinnen und gleichzeitig Kosten zu sparen.

Damit ist sichergestellt, dass die wesentlichen Logistikprozesse wie zum Beispiel der Wareneingang standortübergreifend gleich gestaltet und in der Software identisch abgebildet werden können. Da liegt der Gedanke nahe, durch eine weitgehende Standardisierung sowohl die Steuerung zu vereinfachen als auch die sukzessive Einführung an mehreren Niederlassungen zu beschleunigen.

So wie aus Office- Anwendungen bekannt, lassen sich „Templates“ – also Standardvorlagen – entwickeln, die eben als Blaupause angelegt sind und bestimmte Prozesse, einzelne Abläufe oder die Organisationsstruktur durchgängig gleich und standardmäßig erfassen. Diese Vorgehensweise ist sowohl mit SAP-Lösungen als auch mit „best-of-breed“-Lösungen wie der inconsoWMS Product Suite möglich und hat sich inzwischen in vielen Projekten etabliert. Denn in der Tat lassen sich einem solchen Vorgehen einige Vorteile abgewinnen:

Unternehmensweit kann auf diese Weise rasch ein einheitliches Logistik-Netzwerkmanagement erreicht werden.
Damit einher geht eine umfassendere Transparenz quer über alle Bereiche und Standorte.
Übergreifende Veränderungen in den Anforderungen lassen sich zügig konzernweit und sogar global umsetzen.
Das Netzwerk lässt sich mit wenig Aufwand um neue Standorte erweitern (gleich, ob selbst errichtet oder erworben).
Mitarbeiter oder Teams, die versetzt werden oder am anderen Standort einspringen, sind mit allen Details sofort vertraut.

Logistikdienstleistern eröffnen sich daneben weitere Möglichkeiten. Sie können auf Basis von Templates mit entsprechendem Branchenbezug die Abwicklung ihrer Dienstleistung für ihre Mandanten implementieren: Dabei können neue Mandanten auch an neuen Standorten leichter eingepasst werden. Selbst die Integration von „kleinen“ Mandanten ist damit wirtschaftlich darstellbar. Beim Vertrieb der Dienstleistung ist das Template als „Vertriebsbaukasten“ einsetzbar.

//// Kurz: Mit Templates kann man Transparenz erhöhen, Zeit sparen, Kosten sparen, Effizienz gewinnen.

Das alles klingt einfach und selbstverständlich. Aber die Praxis zeigt, dass die tatsächlichen Verhältnisse erheblich komplexer sind und ein differenziertes Vorgehen erfordern. Denn auch innerhalb ein- und desselben Unternehmens sind die einzelnen Logistikstandorte unterschiedlich. Je nach Aufgabenspektrum, lokalen Besonderheiten, Historie, eingesetzter Lager- und Fördertechnik sollen bewährte Strategien und Verfahren auch durchaus standortspezifisch unterschiedlich ausgeprägt werden können. Der Einsatz von Templates bedarf also sorgfältiger Planung, Vorbereitung und eines durchdachten Managements. Führende Software- und Beratungsunternehmen wie inconso verfügen über die erforderliche Kombination aus weitreichendem Logistik- Know-how, tiefgreifender IT-Erfahrung und 4/5 der Fülle praktischer Erfolge, die es braucht, um solche Templates „durchzurechnen“. Auch wenn sie Prozesse abdecken, die in jedem Unternehmen vorkommen können, sind derartige Templates stets unternehmensspezifisch anzulegen. Immerhin sollen sie ja vorhandene Wettbewerbsvorteile (zum Beispiel durch besondere Prozesseffizienz oder -qualität) sichern und eventuell sogar ausbauen helfen. Daher ist in jedem Falle in einem ersten Schritt sorgfältig zu prüfen und festzuhalten, welche Ziele das jeweilige Unternehmen mit dem Einsatz ihres Templates verfolgt.

Sodann empfiehlt sich die Analyse aller Rahmenbedingungen: Wie einheitlich sind die Prozesse bereits? Welche Abweichungen sind vorhanden, welche tolerabel, welche erwünscht? Sollen sie eventuell trotz des Einsatzes von Templates aufrechterhalten werden? Wie sieht die IT-Basis für die Systeme aus – inwieweit erlaubt sie eine Standardisierung?

Die Analyse- und Konzeptionsphase ist für den Erfolg des Vorhabens von entscheidender Bedeutung. Und sie wird zu Recht mehr Zeit erfordern, als wenn man auf Templates verzichtet. Denn die Vereinheitlichung ruft einen merklich höheren Abstimmbedarf hervor. Die Heterogenität der diversen Standorte, die Vielzahl und Unterschiedlichkeit der einzubindenden Dienstleister oder die lokale Anpassung an bestimmte Kundenwünsche müssen so berücksichtigt werden, dass die Vorteile der Templates genutzt werden können, ohne das Geschäft vor Ort zu beeinträchtigen. Je nach den Ergebnissen der Analyse können unterschiedliche Strategien bei der Template-Gestaltung angeraten sein. So könnten Templates in einem Umfeld mit wenigen, aber individuell ausgelegten und komplexen Verteilzentren lediglich aus einem gemeinsamen Kern bestehen und somit viele Freiheiten bei der Ausgestaltung der einzelnen Standorte zulassen. Wo viele ähnliche Läger, etwa Cross-Docking-Center, eingebunden werden sollen, wäre die Funktionstiefe der Templates entsprechend größer. Bei ihrer Entwicklung ist zusätzliche Sorgfalt vonnöten: Die Ausgestaltung eines Standortes muss trotz Templates weiter konfigurierbar sein – die Software darf also nicht zu starr angelegt werden.

Sind die Standards aber einmal definiert, kann der Rollout in der Tat erheblich schneller und mit geringeren Risiken erfolgen als ohne sie. Üblicherweise überwiegen die so erzielten Vorteile die intensivere Vorbereitung bei weitem. Dabei ist im Gegensatz zur einmaligen Einführung einer Logistiklösung an einem Standort der Rollout eines Templates an viele Standorte selbst zu standardisieren. Dies bedingt den Einsatz eines Arsenals von wieder zu verwendenden Checklisten, Projektplänen und Schulungsunterlagen. Zur Einbindung der Mitarbeiter bieten sich drei praxiserprobte Varianten an: Man kann ein Team aufbauen, das den Rollout an allen Standorten managt; man kann diejenigen, die die Einführung an einem Standort erfolgreich bewältigt haben, mit an den Folgestandort nehmen, wo sie ihre Erfahrungen mitteilen und einbringen; oder man kann umgekehrt Mitarbeiter des anstehenden Folgestandorts schon in die Einführung im laufenden Projekt mit einbinden, um sie Erfahrungen sammeln zu lassen.

Aber auch beim operativen Betrieb der Systeme auf Basis von Templates kommt es auf das richtige Konzept, insbesondere beim Change Management an. Es bedarf einiger Erfahrung, sicherer Methodik und entsprechender Disziplin, die neuen Anforderungen in das Template zu integrieren. Die Release-Fähigkeit des Templates mit passender Software-Verteilung in die entsprechenden Systeme ist dabei zwingende technische Voraussetzung. Anforderungen eines bestimmten Standorts werden somit nicht nur lokal befriedigt – die Änderungen sind mit diesem Verfahren erneut an allen Standorten verfügbar. Auf diese Weise kann garantiert werden, dass die Einheitlichkeit der Templates und die Vorteile der übergreifenden Lösung erhalten bleiben.