assist setzt auf inconsoWMS

Die assist GmbH, ein Unternehmen der kohl-Gruppe, betreibt am Firmensitz in Merzig/Saarland ein Zentrallager. Als neues, leistungsfähiges Lagerverwaltungssystem ging jetzt das inconsoWMS X in Betrieb. Das bewährte, schon mehr als dreihundert mal installierte System des führenden Anbieters von Consulting- und Softwarelösungen für die Logistik in Deutschland unterstützt durch seine Flexibilität und Leistungsfähigkeit die assist GmbH in ihren stetig wachsenden logistischen Anforderungen bei der Versorgung schwerkranker und pflegebedürftiger Menschen mit medizinisch-pharmazeutischen Dienstleistungen, Therapien und Produkten.

assist hat sich seit der Gründung im Jahre 1992 kontinuierlich zu einem der größten und leistungsfähigsten Homecare-Unternehmen Deutschlands entwickelt. Mit mehr als 350 Mitarbeitern erwirtschaftet assist einen Umsatz von ca. 70 Millionen €. Etwa 200 examinierte Pflegekräfte stehen den Patienten und Pflegeeinrichtungen als Ansprechpartner vor Ort zur Verfügung. Schwerpunkte des rund 8.000 Artikel umfassenden Warenspektrums sind die Therapiegebiete Enterale Ernährung, Ambulante Infusionstherapie, Tracheostoma, Stoma und Wundversorgung. Assist vertreibt Produkte aller namhaften Hersteller, verfügt aber auch über eine wachsende Palette von Eigenmarken. Die Patienten werden in der Regel innerhalb von 24 Stunden nach Rezeptvorlage beliefert, wobei für diesen Zeitraum eine 97-prozentige Verfügbarkeit gewährleistet wird.

Vielgestaltiges Sortiment stellt hohe Anforderungen

Ein großer Teil der Aufträge entfällt auf das Rezeptgeschäft. Pflege-Einrichtungen und Patienten bestellen nach Rezeptstellung des behandelnden Arztes direkt die benötigten Medizinprodukte. Abgerechnet wird einerseits mit den Krankenkassen (unter Berücksichtigung von Eigenanteilen und Zuzahlungen), andererseits aber auch mit Bestellern direkt.

Stellt dieses Geschäft besondere Anforderungen an die Warenwirtschaft und die betriebswirtschaftlichen Systeme, so bringt es andererseits für die Logistik einen nennenswerten Anteil planbarer Aufträge mit sich, denn viele Besteller sind auf eine dauerhafte Versorgung angewiesen. Dessen ungeachtet erfordert die Vielgestalt der Artikel und der Aufträge einen nicht zu unterschätzenden technischen Aufwand, der sich unter anderem an der Breite und Leistungsfähigkeit der eingesetzten Technik ablesen lässt.

Schon im Wareneingang werden vom einzelnen Karton bis zum Überseecontainer die unterschiedlichsten Transportmittel vereinnahmt. Die Lieferungen werden mit den Frachtbriefen abgeglichen, im neuen Lagerverwaltungssystem erfasst und nötigenfalls für die weiteren Lagerprozesse zugerüstet. Im Zuge der Qualitätskontrolle werden Barcode-Etiketten für alle Einheiten erstellt, die noch nicht ausgezeichnet sind.

Langsamdreher im Paternoster

Langsamdreher und besonders hochwertige Güter lagern im 15 Meter hohen Paternosterlager mit seinen zwei Türmen à 75 Tablaren. Hier finden sich auch die Leihgeräte. Ernährungspumpen zum Beispiel werden den Patienten zur Verfügung gestellt und – nach hygienischer Aufbereitung und Prüfung - hier zur Wiederverwendung aufbewahrt. Bei diesen Artikeln ist die individuelle Seriennummer Teil der Stammdaten. Sie wird von den Mitarbeitern über ein Armterminal erfasst.

Ganzpaletten werden in ein mit Staplern bedientes Hochregallager eingelagert, das vor allem der Bevorratung dient. Paletten, die versandfertige Bestände enthalten, können aus dem Hochregallager allerdings auch direkt kommissioniert werden. Hier, wie auch im Palettenlager für die Ganzkartonkommissionierung, werden alle Fächer grundsätzlich artikelrein belegt. Kommissioniert werden die einzelnen Kartons aus den jeweils unteren Reihen. Sie werden auftragsbezogen entnommen und mittels Fördertechnik direkt zum Versand verbracht, oder es wird – nach Vorgabe des inconsoWMS Nachschub für die Kleinteilekommissionierung in Marsch gesetzt.

Der Kleinteil-Kommissionierbereich enthält schwerkraftgetriebene Durchlaufkanäle für Lagerbehälter, so dass das durchgängig waltende FIFO-Prinzip auch hier stets eingehalten wird.

Grundsätzlich sind die Vorrats-Paletten über dem jeweiligen Kommissionier-Palettenplatz im Hochregal eingelagert. Bei bestimmten Artikeln, wie zum Beispiel manchen Eigenmarkenprodukten, sind gelegentlich aber auch schon einmal mehr als einhundert Paletten am Lager. Für sie ist ein Maximalbestand in den einzelnen Zonen definiert, so dass diese Paletten in mehreren Stufen immer weiter weg gelagert werden. Der Nachschub wird automatisch bei Unterschreitung von Mindestmengen angestoßen, wobei dann nach FIFO einerseits und nach verfügbaren Paletten andererseits nachgeschoben wird.

System stellt Rundfahrten zusammen

Aus dem Auftragszulauf errechnet das inconsoWMS Kommissionier-Rundfahrten und steuert zusätzlich Bereitstellung, Packen und Versand. Für benötigte Ganzkartons wird dem Kommissionierer zunächst am Armterminal eine Übersicht aller Zonen mit der Anzahl zu entnehmender Positionen angezeigt, die er ablehnen oder annehmen kann. Bei Annahme werden sofort die Versand-Etiketten ausgedruckt. Der Mitarbeiter scannt das Etikett mit seinem Fingerscanner, erhält am Armterminal den Kommissionierplatz des zu entnehmenden Kartons angezeigt, kontrolliert, ob es sich um den richtigen Artikel handelt und setzt ihn mit dem passenden Etikett versehen auf die Fördertechnik auf.

Die Artikel aus den verschiedenen Zonen sind im System bereits als ganze Sendung vorhanden. Der letzte Pick entscheidet, wo der Lieferschein gedruckt wird: Der kann per Lieferscheintasche an einen Ganzkarton angebracht werden, während die übrigen Kartons bereits zum Versand verbracht werden er kann aber auch erst für einen der Kommissionierbehälter vorgesehen sein, die im Obergeschoss die Artikel der Kleinteilekommissionierung aufnehmen.

Die Kommissionierbehälter haben eine feste Nummer. Leer fährt sie die Fördertechnik ins Obergeschoss, wo sie am automatischen Auftragsstartplatz zwischengepuffert werden. Um reibungslose Abläufe zu sichern, ist eine maximale Anzahl von aktiven Boxen auf der Fördertechnik als Parameter einstellbar. Sobald das System einen Auftrag freigibt, erteilt es damit der Fördertechnik einen Impuls, die ihrerseits die Behälternummer ins System zurückmeldet. Da Auftrag und Behälter bereits verheiratet sind, schleust das Weiterreichsystem die Boxen jeweils in einen der neun Kommissionierbahnhöfe aus, wo die Artikel gepickt werden sollen.

Auch der Nachschub in die Kleinteilekommissionierung stellt hohe Anforderungen an das inconsoWMS. Da viele Artikel in mehreren unterschiedlichen Verpackungseinheiten verfügbar sind, sind pro Artikel mehrere Stammnummern zu vergeben und entsprechend zu verwalten. Und schließlich werden viele Artikel in der Kleinteilekommissionierung zunächst in Lagerbehälter vereinzelt und erst dann in Durchlaufregalen mit Schwerkraftrutschen aufgesetzt. So lassen sich rasch kundengerechte Mengen kommissionieren. Hier setzt assist eine ganz besondere Art von Pick-by-Voice-System ein.

Extended Voice System wird sehr gut angenommen

Aus Sicht der Mitarbeiter hat sich das von inconso mit entwickelte Extended-Voice-System (EVS), eine Kombination aus Kopfhörer und Armterminal, schnell bewährt und wird sehr gut angenommen: „Jetzt hat man die Hände frei und trotzdem volle Sicherheit. Das erleichtert das Arbeiten, und die Tätigkeiten sind besser und übersichtlicher organisiert“, bestätigen auch die Lagermitarbeiter, z.B. bei der Beschickung des Paternosters. Aber auch aus Sicht der Führungsebene stellt das EVS eine ausgesprochen vorteilhafte Technologie dar.

„Die Vorzüge des Pick-by-Voice lagen auf der Hand“, unterstreicht Frank Walter, Leiter Logistik bei assist, „aber angesichts unserer besonderen Verantwortung wollten wir einen Schritt weiter gehen!“ Immerhin geht es bei assist entscheidend auch um die Gesundheit der Endkunden. Daher wurde für dieses äußerst sensible Artikelspektrum eine Lösung gewählt, die die Vorteile des Pick-by-Voice mit der zusätzlichen Sicherheit der Scan-Erfassung nebst optischer Anzeige kombiniert.

Das Zusammenspiel beider Techniken lässt sich gerade am Beispiel der Kleinteilekommissionierung gut beschreiben: In der Kommissionierzone scannt der Mitarbeiter zunächst einen wartenden Behälter und erhält über das Voice-System die Anweisung, an welchem Platz der Artikel zu entnehmen ist. Anhand eines Scans des betreffenden Produkts verifiziert das System, ob dies in der Tat der bestellte Artikel ist. Erst dann gibt es akustisch die Menge durch, die der Mitarbeiter zu entnehmen hat und die er seinerseits sprachlich bestätigt. Alle Angaben werden auf dem Armterminal mit vollzogen, so dass bei jedem Zweifel sofort nachkontrolliert werden kann, ob der konkrete Status mit den Vorgaben des Systems im Einklang steht.

„Ein Thema sind bei uns mögliche Unverträglichkeiten bei den Patienten“, gibt Frank Walter zu bedenken. „Es ist daher unabdingbar, dass wir absolut korrekte Lieferungen sicherstellen. Mit dem inconso Extended-Voice-System schaffen wir das ohne spürbare Leistungseinbußen.“ Selbstverständlich ist damit auch die jederzeitige Rückverfolgbarkeit aller Lieferungen auf höchstem Sicherheitsstandard gewährleistet.

Auftragsgerecht zur Packerei.

Sind die Behälter kommissioniert, werden sie auftragsgerecht hintereinander in jeweils eine der Packbahnen eingeschleust. In der Packerei erhalten die Mitarbeiter eine Anzeige, wie viele Behälter sie für diesen Auftrag noch zu erwarten haben. Je nach dessen Größe können sie auch ihre Bahn für weitere Aufträge blockieren, bis sie den aktuellen Auftrag vollständig abgearbeitet haben. Die so gepackten und ausgezeichneten Kartons laufen dann in den Versand, wo sie mit den Ganzkartons zu den Sendungen zusammengeführt werden. Täglich verlassen durchschnittlich 2.700 Pakete das assist Lager. assist setzt für die Zustellung auf jeweils einen festen Dienstleister pro Region. Zum einen hilft das, den angestrebten 24-Stunden-Rhythmus einzuhalten: Bestellungen, die vor 17:30 Uhr eingehen, werden für die meisten Regionen am folgenden Tag ausgeliefert.

So gewährleistet assist die schnelle und sichere Belieferung von Einrichtungen und Patienten dank einer ausgefeilten Logistik und eines flexiblen und leistungsfähigen Lagerverwaltungssystems. Aber auch angesichts der schon hohen Akzeptanz bei den Mitarbeitern wollen Frank Walter und inconso das System noch weiter verbessern. An der Anpassung weiterer Anforderungen und am Feintuning der Ergonomie wird jetzt laufend gefeilt: Letztlich im Interesse der Patienten.

„… ein Partner, der unser Geschäft versteht …!
Interview mit Frank Walter, Leiter Logistik bei der assist GmbH in Merzig

Herr Walter, wie würden Sie Ihre Ausgangssituation beschreiben? Was veranlasste assist, die Einführung einer eigenständigen Lagerverwaltung in Erwägung zu ziehen?

Vor der Umstellung betrieben wir die Lagerverwaltung aus der Warenwirtschaft heraus. Das hatte den Vorteil, dass wir das nicht so einfache Geschäft mit der Abrechnung von Lieferungen auf Rezept perfekt abwickeln konnten. Andererseits wurden die Bestände schon mit der Auftragsfreigabe ausgebucht, so dass wir im Tagesgeschäft nie die volle Bestandssicherheit hatten. Als dann die Umstellung der Warenwirtschaft auf eine neue Basis anstand, stellten wir fest, dass es schlicht kein System gab, das unsere Anforderungen an beides gleichermaßen abgedeckt hätte: Rezeptabrechnung und Lagerverwaltung. Die Entscheidung, zunächst das LVS auszugliedern, verschaffte uns ganz neue Möglichkeiten.

Welche Vorteile hat Ihnen das verschafft?

Nun: der Verzicht auf einen „Big Bang“ verminderte das Einführungsrisiko beträchtlich. Jetzt sind die Lagerprozesse und deren Anforderungen schon sauber definiert und etabliert. Dadurch können wir die Schnittstellen zur neuen Warenwirtschaft von vornherein richtig konzipieren. Außerdem finden Sie in unserem Lager doch eine überraschende Vielzahl unterschiedlicher Bereiche, Lager- und Fördertechniken. Für diese Vielfalt bot es sich an, eine sehr flexible und performante, spezifische Warehouse-Management-Lösung auszusuchen.

Was hat sie dann veranlasst, inconso und das inconsoWMS X auszuwählen?

Wir hatten sechs Anbieter in die engere Wahl genommen und genau angeschaut. Für das inconsoWMS X sprachen am Ende vor allem die überlegene Transparenz auf unsere Bestände, die durchgängige Barcodescannung in der gesamten Lagerabwicklung und dass die Technik des Extended-Voice-Systems ganz entscheidend zu einer sehr hohen Kommissionierqualität beiträgt.

Können Sie einige besondere Herausforderungen nennen, die es zu bewältigen galt?

Der Teufel steckt ja immer im Detail. Schauen Sie sich solche kleinen Besonderheiten an wie unsere Nachschubstrategien, wie die Tatsache, dass viele unserer Artikel in mehreren unterschiedlichen Verpackungseinheiten vorkommen; oder dass wir eben unterschiedliche Bezeichnungen pro Artikel auf den Etiketten brauchen. Da lenkt dann die Detailanforderung die übergeordnete Strategie, und das muss man in der Zusammenarbeit erst einmal hinbekommen. Da es in unserem Hause in einer frühen Projektphase Personalwechsel gab, mussten wir uns sozusagen zweimal zusammenraufen. Aber wir haben stets sehr gut zusammengearbeitet und das Projekt sauber gemeistert.

Und wie hat inconso diese Erwartungen erfüllt?

Unsere Mannschaft, die Menschen hier, hatten vieles optimiert, was neu in Software gegossen werden musste. Daher suchten wir nicht nur ein flexibles, leistungsfähiges Produkt sondern auch einen Partner, der unser Geschäft versteht, der unsere Abläufe versteht. In inconso haben wir diesen Partner gefunden: immer kompetent, immer präsent und mit hohem Einsatz dabei. Das hat uns eine große Sicherheit verliehen, der Leitung und den Mitarbeitern.

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